Kennen Sie das auch, da möchte man unbedingt gewisse Sachen erledigen und dann gibt es da noch die Aufgaben die unbedingt erledigt werden müssen und dies natürlich am besten gleichzeitig. In meinem Blogbeitrag "Zeitmanagement, Blogzeit und der Stress drumherum beim bloggen" bin ich schon einmal auf das Thema Zeitmanagement eingegangen.

Aber die verfügbare Zeit reicht trotzdem nicht !

Jetzt müßte man die richtige Zeitmanagement Strategie parat haben oder diesen geheimen ultimativen Tipp für das richtige Zeitmanagement um all seine Aufgaben am besten gleichzeitig ( ach ja, geht ja nicht :-) ) oder sauber hintereinander abzuarbeiten.

Ivan Blatter hat auf seinem Blog Blatternet.de zu einer Blogparade eingeladen die sich mit dem Thema "Welches ist Ihr wichtigster Zeitmanagement Tipp?" beschäftigt.

OK, dann mal ran an den Speck mit den Zeitmanagement Tipps

Also wenn man es ganz nüchtern betrachtet, gibt es ja bereits massenweise bekannte Techniken wie man sein Zeitmanagement im beruflichen sowie im privaten Bereich planen und steuern kann.
Aber ehrlich geschrieben, ich habe die Namen dieser Techniken zwar schon mal gelesen, aber das war es dann auch schon.

Was mache ich jetzt?
Kann ich dadurch meine Zeit jetzt nicht Richtig managen? Oder gibt es da eine Besonderheit es trotzdem zu erlernen?

Der Mensch ist Lernfähig und das ist eine ganz wichtige Besonderheit bei uns Menschen! Denn aufgrund des Lebensalter und der Lebenserfahrung sind viele Menschen in der Lage das eigene individuelle Zeit Managementsystem zu kreieren bzw. zu entwickeln.

Upps, da ist wieder die Sache mit der Zeit. Was mache ich wenn ich noch ein junger Mensch bin und eben noch nicht diese Lebenserfahrung habe aufgrund des fehlenden Lebensalter und ich dennoch in meinem Beruf oder in meinem Privatleben die Zeit managen muss.

Fragen über Fragen und wo bekommt man nun die richtige Antwort bzw. den besten Tipp um das optimale Zeitmanagement zu finden? Upps, schon wieder eine Frage :-)

Meine Antwort dazu:
NIRGENDWO

Das schlimme dabei, diese Antwort meine ich auch noch ehrlich.
Denn aus meiner Sicht gibt es nicht die fertige 100% Lösung, sondern wenn überhaupt gibt es Orientierungen. Jeder Mensch ist individuell und hat seine Stärken und Schwächen und damit kann der Tipp A zwar für den einen Menschen weitestgehend passen, jedoch bei einem anderem Menschen komplett das Gegenteil erzeugen, nämlich das Chaos.

Dennoch bleibt das Problem seine Arbeit, sein Privatleben und die anteilige dazugehörige Zeit dazu irgendwie zu steuern bzw. zu verplanen.

Mein persönliches Zeitmanagement System lautet: "In der Ruhe liegt die Kraft"

Klappt nicht immer und vor ca. 10 Jahren und weiter weg erst recht nicht, jedoch immer besser.

Ich versuche mir folgende Fragen immer wieder zu stellen:

- Welche Aufgaben MÜSSEN unbedingt heute, morgen oder in dieser Woche erledigt werden

- Welche Aufgaben MÖCHTE ich heute, morgen oder in dieser Woche erledigen

- Welche Querschläger KÖNNTEN auf mich zukommen, die meine Zeitplanung ins wanken bringen

- Welche ZEITRÄUME sollte ich mir frei halten als Puffer oder um zur Ruhe zurück zu kehren

Ich nenne dies mal mein persönliches MMKZ Zeitmanagement System.

Bevor ich jetzt versuche auf die einzelnen Punkte meines persönlichen MMKZ Zeitmanagement einzugehen, möchte ich noch einmal ausdrücklich betonen, das diese Fragen ich mir im Laufe eines Tages mehrmals stelle um dann notfalls die Prioritäten der einzelnen Aufgaben anzupassen. Es ist also kein eingeschweißtes Zeitmanagement System.

MÜSSEN - Zeit und deren Aufgaben

Ob im beruflichen oder im privaten Umfeld gibt es immer wieder Aufgaben die erledigt werden müssen. Diese Aufgaben haben eine sehr hohe Priorität weil z.B. im beruflichen Umfeld andere Termine von anderen Kollegen oder Arbeitsabläufen in Abhängigkeit stehen. Oder der Endkunde in Abhängigkeit zu Ihrer MUSS Aufgabe steht. Im privaten Umfeld gibt es zahlreiche solche MUSS Aufgaben ebenfalls.

Ich erlebe es immer wieder, das andere Menschen in meinem Umfeld sich dieser Abhängigkeit nicht bewußt sind und dadurch Verschiebungen, teilwiese massiver Art, in den nachfolgenden Zeitplanungen entstehen.

Ein weiteres Problem bei der Definition der MUSS Aufgaben liegt oftmals in der Erkennung solcher. Es ist sicherlich keine MUSS Aufgabe ein soziales Netzwerk zu beobachten, außer es gehört primär zu meinem Berufsbild. MUSS ich wirklich Werbemails lesen, wenn ich diese als solche erkenne, sicherlich nicht, das kann man definitiv später auch noch machen.

Prioritäten erkennen und setzen um die MÜSSEN Aufgaben als solche auch zu verplanen in meinem Zeitmanagement.

MÖCHTE - Zeit und deren Aufgaben

Eine MÖCHTE Aufgabe kann irgendwann mal zu einer MÜSSEN Aufgabe werden, wenn man diese falsch von der Zeit her steuert.
Ich MÖCHTE mich zu einem bestimmten beruflichen oder privaten Thema informieren, ich MÖCHTE das Unkraut aus meinem Garten entfernen, ich MÖCHTE den nächsten Urlaub planen, ich MÖCHTE meine Freunde mal wieder treffen usw. usw.

Die MÖCHTE Aufgaben sind genauso wichtig wie die MÜSSEN Aufgaben, haben aber erst einmal eine geringere Priorität. Klar möchte ich im Lotto die nächste Million gewinnen, aber dazu muss ich erst einmal ein Lottoschein ausfüllen.

Das Problem beim MÖCHTEN liegt aus meiner Sicht oftmals darin, das eine MÖCHTE Aufgabe den Menschen in der Regel mehr Freude bereitet wie eine MÜSSEN Aufgabe. Sind wir ehrlich, dann müssen wir feststellen das der Mensch oftmals lieber was schönes machen möchte. Dadurch geraten wir in einen Gewissenskonflikt und es kann dadurch passieren das wir eine MÖCHTE Aufgabe in unserem Zeitmanagement höher bewerten als eine MÜSSEN Aufgabe.

KÖNNTEN - Zeit

Ach dies KÖNNTE, es begleitet uns immer wieder auf all unseren Wegen.
Diese berühmten Querschläger, die unser super geplantes Zeitmanagement bombardiert.

Trotzdem können wir uns davor nicht verschliessen und müssen dadurch in unsere Zeitplanung sogenannte Reserven bzw. Freiräume einplanen. Ob es jetzt auf den Tag, die Woche oder den Monat ist, ist eine reine Gefühlsentscheidung aufgrund der Erfahrungswerte die man sich selber vielleicht angeeignet hat oder aufgrund der beruflichen Gegebenheiten.

In der vielleicht freien KÖNNTEN Zeit, also wenn keine Querschläger kommen, können dann z.B. Aufgaben wahr genommen werden die eine ganz niedrige Priorität besitzen bzw. besitzen sollten.

ZEITRÄUME - Zeit

Der Mensch ist nicht unendlich belastbar bzw. verplanbar, auch wenn es sicherlich so manch anderer es anders sieht.

Der Mensch braucht seine FREIRÄUME der Zeit und diese sollten auch im Zeitmanagement mit berücksichtigt werden.

Sicherlich kann man diese ZEITRÄUME notfalls einsetzen um diese zu verwenden wenn die KÖNNTEN Zeit nicht ausreicht, jedoch sollte man in der ZEITRÄUME Zeit wieder zu sich selbst finden und zu seiner inneren Ruhe.

Die ZEITRÄUME Zeit wird in der heutigen schnelllebigen Gesellschaft gerne übersehen bzw. ignoriert. Dann muss es der Jahresurlaub vielleicht richten um wieder seine innere Ruhe zu bekommen, aber wehe der Urlaub wird komplett verplant oder der Urlaub hält nicht das was er verspricht.

Zum Ende hin - Zeitmanagement Tools

Es gibt sie die Zeitmanagement Tools und sicherlich haben sie mehr als ihre Berechtigung im Bereich der MÜSSEN und MÖCHTEN Aufgaben und deren Zeiteinplanung, jedoch kann man nicht den Tag, die Woche oder den Monat zu 100% verplanen.

Ich selber nutze wenn möglich nur wenig ein Zeitmanagement Tool ( Vielleicht für Termine und Erinnerungen auf der Arbeit ). Ich versuche vieles aus dem Kopf heraus zu steuern bzw. mir zu merken, aber dies ist sicherlich nicht der Tipp den man hier gerne lesen möchte.

Ein jeder der die Zeit irgendwie managen muss, muss für sich erproben ob ein Zeitmanagement Tool hilfreich ist oder weniger hilfreich.

Schlußwort

Ich muss gerade feststellen das meine eingeplante private Zeit für diesen Beitrag mehr als überschritten ist und damit meine MÖCHTE Aufgaben Zeitplanung ins wanken gerät.

Wie gut das ich mir für den heutigen Tag noch vom KÖNNTEN und ZEITRÄUME Kontingent einiges frei gehalten habe in meinem Zeitmanagement. :-)

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