Ein Organigramm, was ist das eigentlich?

In dem Wort Organigramm versteckt sich schon letztendlich deren Aufgabe:

Die Organisation ( Struktur ) als Diagramm darzustellen.

Solche Organigramme können mit entsprechender kostenpflichtigen und kostenlosen Software erstellt werden, jedoch genauso gut am Anfang auch mit einem Bleistift und Radiergummi.

Durch ein Organigramm kann die Hierarchie, die Struktur, der Ablauf oder auch die Schnittstellen in einem Unternehmen dargestellt werden.

Aus meiner Sicht sollte man erst einmal mit einer Grobstruktur anfangen, bevor man sich i Details verliert.

Wofür braucht man denn ein Organigramm für die ERP System Einführung?

Ein ERP System welches man in sein Unternehmen einführen will, soll die einzelnen Bereiche eines Unternehmens miteinander verbinden. Alle Bereiche eines Unternehmens sollen auf die identischen Stammdaten zugreifen und aufgrund wichtiger Informationen die durch solch eine ERP System abgebildet werden Entscheidungen treffen.

Je nachdem wie groß das Unternehmen ist, kann ein Organigramm dementsprechend auch in seiner Intensität später ausfallen.

Organigramm Beispiel Maschinenbau für ERP System EinführungNachfolgend habe ich mir mal erlaubt ein kleines Beispiel Organigramm für ein unbekanntes Maschinenbauunternehmen auszudenken.

Dies Organigramm stellt nur grob dar, welche Bereiche bzw. Abteilungen in diesem Phantasie Maschinenbauunternehmen vorhanden sein können.

Denken Sie doch einmal darüber nach, wie solch ein grob strukturiertes Organigramm für Ihr Unternehmen aussehen könnte und jetzt denken Sie bitte darüber nach wieviele weitere Kommunikationsschnittpunkte sich dadurch ergeben.

Würde man dies Organigramm jetzt noch mit weiteren Informationen, wie welche Abteilungen müssen unbedingt miteinander intensiv kommunizieren, füllen, so ergeben sich weitere Zwangsläufigkeiten für ein ERP System welches Sie in Ihrem Unternehmen einführen wollen.

Zwangsläufigkeiten durch dies Organigramm für ein ERP System

Alleine durch dies kleine Beispiel Organigramm ergeben sich bereits folgende Zwangsläufigkeiten für eine ERP System für Ihr Unternehmen:

Die Geschäftsleitung gibt den Abteilungen Projektleitung, Vertrieb, Finanzbuchhaltung und Einkauf klare Unternehmensziele vor.
Diese basieren auf analysierte Altdaten und aktuellen Daten aus dem Betrieb ( also rückläufige Informationen aus dem Betrieb ) kombiniert mit Informationen aus der Finanzbuchhaltung und dem Vertrieb und unterstützen die Vorgaben der Geschäftsleitung.
Diese Informationen sind durch das ERP System klar darzustellen.

Der Vertrieb muss aufgrund der Vorgaben durch die Geschäftsleitung die entsprechenden Umsatzzahlen mit dem erhofften Gewinnanteil durch die Einholung von Aufträgen erzielen.
Dadurch benötigt der Vertrieb saubere Grund und Detail Informationen von Kunden bzw. Interessenten.
Des weiteren benötigt der Vertrieb saubere Zahlen was die Produkte in der Herstellung bzw. im Einkauf kosten.
Neben diesen Informationen muss der Vertrieb auch wissen wie die Ressourcen bereits verplant sind bzw. was für Kapazitäten noch frei wären um auch kurzfristige Aufträge einlasten zu können.
All diese Informationen muss das eingesetzte ERP System gesichert darstellen können.

Die Projektleitung benötigt aufgrund der eingelasteten Aufträge Informationen was verkauft worden ist um die Einplanung und Abfrage von z.B. offenen Punkten zu klären.
Des weiteren muss die Projektleitung eine permanente Soll / Ist Analyse von laufenden Aufträgen oder Projekten vornehmen, um Frühzeitig einwirken zu können wenn sich Komplikationen ergeben.
Je nachdem bietet sich an dieser Stelle ein zentrales Projekt Übersichtsmodul im ERP System an.
Dies und noch mehr muss das verwendete ERP System darstellen können bzw. entsprechende Warnungen automatisch erzeugen.

Der Einkauf muss gegenüber der Geschäftsleitung aussagefähig sein, welche Geldumläufe zu erwarten sind. Des weiteren muss der Einkauf bei der Inventur gesicherte Zahlen der Geschäftsleitung vorlegen, welche Werte z.B. im Lagerbestand vorhanden sind.
Die Beschaffungszeiten bzw. Liefertermine von Produkten oder Dienstleistungen müssen für die Konstruktion, für die Projektleitung und natürlich auch für die Produktionsleitung gesichert abrufbar sein.
Bei Auftragsbezogenen bzw. Projektbezogenen Einkauf muss eine saubere Zuordnung der anfallenden Kosten auf einen Auftrag oder auf ein Projekt durch das eingesetzte ERP System gesichert und nachvollziehbar sein.

Die Finanzbuchhaltung und oder Lohnbuchhaltung mus aufgrund der anfallenden Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Arbeitszeiten die entsprechenden nachfolgenden Vorgänge anstoßen und der Geschäftsleitung jederzeit in Echtzeit Auskunftsfähig sein, was die gebundenen und freien finanziellen Mittel des Unternehmens angeht.
Hier greift das eingesetzte ERP System Abteilungsübergreifend auf vorliegende Informationen zurück.

STOP !

Merken Sie was, wenn Sie bis hierher gelesen haben, wir befinden uns man gerade noch auf der ersten Ebene unterhalb der Geschäftsleitung und ich habe bei den vorherigen Auflistungen schon diverse Punkte nicht erwähnt, um es nicht noch komplexer darstellen zu wollen.

Alleine durch dies einfache Organigramm ergeben sich bereits bis hier allgemeine Zwangsläufigkeiten die ein ERP System abbilden und bedienen muss.

Darum ist so wichtig ein Organigramm bereits deutlich vor der ERP Einführung zu erstellen, auch wenn es erst einmal eine Grobstruktur dargestellt.
Dies Organigramm hilft Ihnen dabei ein Pflichtenheft zu erstellen, was Ihr vielleicht neue ERP System mindestens erfüllen und darstellen muss.

Schlusswort

Lassen Sie sich nicht abschrecken und lassen Sie sich später bei den Vorführungen von ERP Systeme nicht blenden.

Denn durch solch ein einfaches Organigramm haben Sie bereits das Grundfundament für eine ERP System Einführung gelegt.