Sie beabsichtigen ein vorhandes ERP System, PPS System oder Warenwirtschaftssystem durch eine neue ERP-Software zu ersetzen.

Oder Sie beabsichtigen überhaupt eine ERP-Software in Ihren Betrieb einzuführen, dann sollten Sie den Punkt der "IST Zustand Ermittlung" auf keinen Fall vernachlässigen.

IST Zustand ermitteln - wie könnte man es umsetzen

Es führen viele Wege nach Rom, den Satz kennt wohl ein jeder und dieser ist aus meiner Sicht auch übertragbar auf die Ermittlung des IST Zustandes eines Betriebes und deren organisatorischen sowie realen Abläufe.

Beobachten und nicht aus dem Auge verlierenVorweg, gehen Sie mit Ruhe, Bedacht und einem gewissen Abstand an die Ermittlung.
Legen Sie Ihre rosarote Brille ab, versuchen Sie zu verstehen was in Ihrem Betrieb wirklich Real passiert.

Wo, Wie, Wann und Warum

Notieren Sie sich Ihre Erkenntnisse bzw. Beobachtungen und legen diese erst einmal beiseite.
Zeitversetzt machen Sie das gleiche noch einmal und notieren sich ebenfalls wieder Ihre Erkenntnisse.
Fügen Sie jetzt die Notizen zusammen bzw. analysieren Sie ob Sie beim zweiten betrachten die gleichen Feststellungen gemacht haben wie bei der ersten Betrachung.

Versuchen Sie diese letztendlich festgestellten Erkenntnisse in ein Organigramm zusammenzufassen, damit Sie eine bildliche Darstellung Ihrer Erkenntnisse bekommen.
Splitten Sie notfalls das Organigramm auf die einzelnen Abteilungen bzw. Abläufe herunter um noch mehr Feinheiten auszuarbeiten.

Daneben erstellen Sie ein zweites Organigramm, lösgelöst vom ersten, wo Sie aus der Ihrigen Sicht den optimalen Zustand für Ihren Betrieb und deren Abläufe darstellen.
Vergleichen Sie diese beiden Organigramme und ermitteln jetzt die gravierenden Unterschiede zwischen Ihrem ersten und zweiten Organigramm.

  • Gibt es Unterschiede die entscheidend sind?
  • Gibt es Gemeinsamkeiten?
  • Gibt es Kommunikationsprobleme bzw. fehlende Kommunikationswege zwischen den einzelnen Abteilungen?

Super, Sie sind schon mal einen ganzen Schritt weiter den IST Zustand Ihres Betriebes zu ermitteln.

Sie haben bereits eine ERP-Software im Einsatz

Wenn Sie bereits eine ERP-Software im Einsatz haben, dann sollten Sie jetzt auf alle Fälle anfangen die bereits eingesetzte ERP-Software mit Ihren gewonnenen Erkenntnissen zu überprüfen.
Denn es könnte sein das Ihr bereits eingesetztes ERP-System oder PPS-System schon viele Punkte erfüllt um den optimierten Daten- Kommunikationsverlauf zu unterstützen.

Viele Unternehmen nutzen die eingesetzte ERP-Software teilweise nur zu 10 bis 20% ihrer Möglichkeiten.
Überprüfen Sie ob nicht die bereits eingesetzte ERP-Software bzw. das eingesetzte ERP-System mit wenigen zusätzlichen Modulen zu dem Werkzeug erweitert werden kann um Ihren Betrieb weiter in seinen Abläufen zu optimieren.

Nehmen Sie sich die Zeit und vielleicht auch ein wenig Geld in die Hand, denn Sie könnten auf der anderen Seite massiv Geld sparen.

Des weiteren beachten Sie bitte, dass das vorhandene ERP-System Ihre Mitarbeiter bzw. Kollegen schon kennen und darum wären große zusätzliche Schulungen nicht notwendig wie bei einer Neueinführung eines ERP-Systems. Was auch wieder Geld sparen würde!

Sie haben noch keine ERP-Software im Einsatz

Sollten Sie noch kein ERP-System, PPS-System oder ein anderes Warenwirtschaftssystem im Einsatz haben, welches Ihre betrieblichen Abläufe steuert, so können Sie jetzt anhand Ihrer Erkenntnisse aufgrund der IST-Zustand Ermittlung das entsprechende Pflichtenheft für ein ERP-System erstellen.

Nehmen Sie sich auch dafür die entsprechende Zeit, denn dies Pflichtenheft ist Ihr roter Faden für die Auswahl bzw. die Suche nach einem neuem ERP, PPS oder WaWi System.

Schlußbemerkung

Ich hoffe Sie konnten anhand dieses Beitrags erkennen wie wichtig es ist den IST-Zustand des Betriebes zu ermitteln um im weiteren Verlauf einer ERP-System Einführung den berühmten roten Faden nicht zu verlieren.

Sollten Sie aus zeitlichen Gründen oder weil Sie es sich nicht zutrauen neutral den IST-Zustand Ihres Unternehmens bzw. Betriebes zu ermitteln, gibt es diverse externe Berater die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen.

Ich jedenfalls wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Ermittlung des IST-Zustandes für die Einführung eines ERP-Systems.



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