Sie als Leser dieses Beitrags könnten jetzt vielleicht denken, na toll da merkt einer dass das Telefon ein wichtiges Kommunikationsmittel ist und will darüber auch noch schreiben.

Richtig! Denn haben Sie vielleicht Ihr CRM System oder Ihre ERP / PPS Software mit einem integrierten CRM Modul schon mit Ihrer Telefonanlage verknüpft?
Sie sind am überlegen ein CRM System anzuschaffen bzw. ein CRM Modul in Ihrem ERP / PPS System zu aktivieren, dann sollten Sie darüber nachdenken in wie weit dies System bzw. Software mit Ihrer Telefonanlage und damit mit Ihrem Telefon kommunizieren kann.

Böhmische Dörfer vielleicht gerade, kein Problem, lesen Sie einfach noch weiter.

Telekommunikation mit einem CRM System

Wie Sie sicherlich wissen steht die Begrifflichkeit CRM für Customer-Relationship-Management, also Kundenbeziehungsmanagement und hilft Ihnen dabei Ihre Kundenbeziehung bzw. Kundeninformationen zu managen, wie in meinem Beitrag "CRM System - Kundenbeziehung mit einer Software" kurz beschrieben.

Aus meiner Sicht muss eine gute CRM-Software die Möglichkeit bieten eine Verbindung mit Telefonanlage Ihres Unternehmens herzustellen. Dafür werden oftmals sogenannte Schnittstellen oder Zusatzsoftware Produkte angeboten um dies zu realisieren.

Da Telefonanlagen mit Ihren technischen Möglichkeiten genauso zahlreich vertreten sind, wie es zahlreiche unterschiedliche CRM-Software Systeme gibt, sollte man rechtzeitig prüfen ob solch eine Schnittstelle oder Zusatzsoftware mit dem CRM-System zum Einsatz kommen kann.

Was für einen Mehrwert haben Sie dann

Die Frage die sich grundsätzlich stellt lautet: Was für einen Mehrwert habe ich denn, wenn ich aus der CRM-System Software heraus telefonieren bzw. Telefonanrufe annehmen kann.

Der große Vorteil aus meiner Sicht liegt in der sofortigen Verfügbarkeit von wichtigen Informationen über den anrufenden Kunden bzw. Interessenten oder wenn Sie anrufen die ebenfalls sofortige Verfügbarkeit von diesen Informationen.

Ein kleines Beispiel:

Kunde oder Interessent "A" ruft einen Mitarbeiter aus Ihrem Innendienst an. Ihr Außendienst hatte gerade wenige Tage vorher diesen Kunden oder Interessenten besucht und dabei wichtige Vereinbarungen getroffen.

Ihr Außendienst Mitarbeiter oder Mitarbeiterin hat sehr zeitnah, diese wichtigen Informationen in Ihrem einsetzten CRM-System für diesen Kunden oder Interessenten hinterlegt.

Da jetzt wie bereits geschrieben der Kunde oder Interessent "A" gerade anruft, wird alleine durch die hinterlegte Telefonnummer im CRM-System das entsprechende Adressen Informationsfenster Ihres CRM-System für Ihren Innendienst Mitarbeiter geöffnet.

Dadurch stehen ohne jegliche Umwege Ihrem Innendienst Mitarbeiter oder Mitarbeiterin die wichtigen Informationen der betreuenden Außendienst zur Verfügung und die Kommunikation mit dem Kunden oder Interessenten kann sofort auf einer anderen Ebene beginnen, als wenn diese wichtigen Informationen nicht zur Verfügung stehen.

Der Vorteil geht auch anders herum

Anhand des eben genannten kleinen Beispiels habe ich den Weg beschrieben wenn Ihr Unternehmen einen Anruf erhält. Genauso liegt jedoch auch der Vorteil beim Einsatz einer CRM-Software mit Anbindung an die Telekommunikationsanlage auch beim anrufen eines Kunden oder Interessenten.

Wenn Sie aus dem Stammdatensatz des Kunden oder Interessenten heraus den Anruf aktivieren, stehen Ihnen als Innendienstmitarbeiter sofort die entsprechenden Notizfelder, Terminfelder oder andere Informationsfelder zur Verfügung.
So haben Sie die Möglichkeit während des Telefonats, sofort die wichtigen neuen Informationen in das entsprechende CRM-System einzupflegen und damit wird sichergestellt das die wichtige Datenpflege in einer CRM-System Software oder einem CRM Modul Ihres ERP / PPS Systems aktiv unterstützt wird.

Schlußwort zu CRM-System und Telekommunikation

Vielleicht können Sie anhand dieses Beitrags erkennen, wie Sie durch die Verknüpfung Ihrer Telefonanlage mit Ihrem CRM-System oder Ihrem CRM Modul in Ihrer ERP / PPS Software Umgebung, die Kommunikation und Datenpflege für Ihre Kunden und Interessenten aktiv voran treiben bzw. aktiv unterstützen können.

Wie aber bei jedem Punkt im Zusammenhang mit einem CRM-System, wird dies nicht aktiv gelebt in einem Unternehmen, so hat man auch nicht den Mehrwert.
Denn der Mensch als solches neigt zu einer gewissen Faulheit bzw. Bequemlichkeit und diese kann schon beim eintragen bzw. abrufen von Informationen beginnen.
Also versuchen Sie aktiv die Datenpflege Ihres CRM-Systems zu unterstützen, indem Sie z.B. dies System mit Ihrerer Telefonanlage verbinden.